Если в офис нужен туалетный ершик, люди же не собираются вдесятером в переговорной обсуждать марку и цвет. Офис-менеджер просто выбирает все сама, покупает и окей.

Я не очень в курсе, как надо оформлять группу во «Вконтакте», но подозреваю, что дизайн для нее не очень отличается от дизайна ершика.

Сэкономьте себе время.

Выберите из своего офиса кого-нибудь одного самого адекватного, и пусть он (или она) возьмет на себя полную единоличную ответственность за результат.

В одно лицо объяснит дизайнеру задачу и примет решение.

Для дизайнера совет — вставляйте в контекст свои работы. Люди же не понимают, как это в браузере будет выглядеть.